Πώς να διορθώσεις τα αποτυχημένα meetings στο γραφείο πριν καν ξεκινήσουν

Ζούμε σε έναν κόσμο  όπου ρομπότ μπορούν να διαβάζουν τον εγκέφαλό μας,  όργανα που εκτυπώνουν τρισδιάστατα ακόμη και ανθρώπινα όργανα και έξυπνα ρολόγια που λειτουργούν …με τον ιδρώτα μας. Ωστόσο, οι συναντήσεις μας στο γραφείο έχουν κολλήσει στη …Λίθινη Εποχή. Μια μελέτη διαπίστωσε ότι το 71%  των στελεχών θεωρούν τα επαγγελματικά meetings στο γραφείο ως μη παραγωγικές και αναποτελεσματικές (ναι , εν έτη 2023!).

Στο Work Innovation Lab by Asana έχουν αφιερώσει πολύ χρόνο μελετώντας πώς να διορθώσουν οι διευθυντές τις αποτυχημένες συναντήσεις. Μια πρόσφατη έρευνά με τους ερευνητές της Asana Experience και ερευνητές στο Work Innovation Lab, τη Sofia Dewar και τη Savannah Whitney, θέλησαν να ερευνήσουν αν μπορούν να προβλεφθούν τα αποτυχημένα meetings στο γραφείο πριν καν ξεκινήσουν. Οι Dewar και Whitney οδήγησαν μια ημερολογιακή μελέτη 384 meetings και συμμετεχόντων σε διαφορετικές εταιρείες και συγκέντρωσαν τα δεδομένα με έρευνα για χιλιάδες άλλες συναντήσεις που πραγματοποιήσαν τους τελευταίους δύο μήνες.

Με βάση την έρευνα αυτή, εντόπισαν 3 ερωτήσεις που πρέπει να κάνεις για να αξιολογήσεις εάν μια συνάντηση μπορεί να έχει καλή έκβαση πριν καν ξεκινήσει ή απλώς να την ακυρώσεις (στην εργασία ο χρόνος είναι χρήμα).

Οι 3 ερωτήσεις

1. Η συνάντησή σας έχει περισσότερους από έναν σκοπούς με διαφορετικές αξίες για τους συμμετέχοντες;

Οι συναντήσεις έχουν συχνά πολλαπλούς σκοπούς και ο κύριος σκοπός μιας συνάντησης μπορεί να είναι ασαφής. Είναι για κοινή χρήση πληροφοριών; Είναι για την ανάπτυξη συνεργασιών; Είναι για καταιγισμό ιδεών;

Ως μέρος της έρευνας, όταν εστίασαν οι ερευνητές σε μια συνάντηση χαμηλής αξίας, διαπιστώσαν ότι ο leader της συνάντησης είπε ότι η συνάντηση είχε 7 διαφορετικούς σκοπούς – από ενημερώσεις της υπάρχουσας επαγγελματικής κατάστασης μέχρι να παρακινήσει την ομάδα να εργαστεί περισσότερο. Το να έχεις πολλαπλούς σκοπούς δεν είναι εγγενώς κακό. Αλλά αν αυτοί οι σκοποί δεν είναι ξεκάθαροι – ή πολύτιμοι – για όλους τους συμμετέχοντες, αυτό θα πρέπει να σε κάνει να το ξανασκεφτείς. Όταν οι ερευνητές εμβάθυναν σε αυτή τη συνάντηση χαμηλής αξίας, διαπίστωσαν ότι μόνο 3 από τους 7 σκοπούς ήταν πολύτιμοι για ολόκληρη την ομάδα.

Οι παρευρισκόμενοι συμμετείχαν στη σύσκεψη επειδή θεώρησαν ότι μπορεί να κληθούν να ενημερώσουν την ομάδα για όσα τους αφορούν, αλλά η συντριπτική πλειονότητα της σύσκεψης ήταν για αυτούς ένα χάσιμο χρόνου. Πριν προγραμματίσεις λοιπόν μια συνάντηση, είναι καλό να διευκρινήσεις τον σκοπό της συνάντησης και να σκεφτείς εάν αυτοί οι σκοποί είναι πολύτιμοι για ορισμένους ή όλους τους συμμετέχοντες. Εάν η συνάντησή σας έχει πολλαπλούς σκοπούς με ασύμμετρη αξία για τους συμμετέχοντες, θα πρέπει να ξανασκεφτείς τη δομή αυτής της συνάντησης. Εάν ένα θέμα δεν είναι σχετικό με όλους τους συμμετέχοντες, εξέτασε το ενδεχόμενο να προσκαλέσεις ορισμένους συμμετέχοντες  στην αρχή και μετά να ενταχθούν και κάποιοι άλλοι, όταν η ατζέντα περιέχει ενημερώσεις και για εκείνους. 

2. Η συνάντησή σας έχει μια συνιστώσα επίλυσης προβλημάτων;

Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα ευρήματα από την έρευνας ήταν ότι ορισμένες συναντήσεις μπορούν να προκαλέσουν μια κατάσταση ροής – αυτό το αίσθημα της αβίαστης προσοχής ή του να σε απορροφά η συζήτηση. Οι ερευνητές μέτρησαν την κατάσταση ροής των συμμετεχόντων και διαπίστωσαν ότι οι συναντήσεις που ήταν πιο πιθανό να ενεργοποιήσουν την κατάσταση ροής είχαν ένα κοινό χαρακτηριστικό. Αυτές οι σπάνιες, αλλά εξαιρετικά πολύτιμες, συναντήσεις ενσωμάτωσαν κάποιου είδους στοιχείο επίλυσης προβλημάτων. Όταν βρισκόμαστε αντιμέτωποι με ένα δύσκολο (αλλά εφικτό) πρόβλημα, συχνά προκαλεί ένα νέο επίπεδο εστίασης, προσοχής και απορρόφησης που μπορεί να εκτοξεύσει κάποιον σε κατάσταση απίστευτης προσοχής. Εάν η επόμενη συνάντησή σας δεν περιλαμβάνει κάποιο πρόβλημα που προσπαθείτε να επιλύσετε με τους συμμετέχοντες, δεν είναι πιθανό να ενθαρρύνει τη βαθιά προσοχή τους ώστε να ρέει η συνάντηση για όλους το ίδιο. 

3. Υπάρχει στρατηγική για μετά τη συνάντηση;

Λένε ότι οι πρώτες εντυπώσεις έχουν σημασία. Όμως, όσον αφορά τις συναντήσεις, οι ερευνητές διαπίστωσαν ότι οι τελευταίες εντυπώσεις έχουν μεγαλύτερη σημασία. Στην έρευνα, διαπιστώθηκε ότι αυτό που κάνετε μετά τη συνάντηση είναι ακόμη πιο σημαντικό από αυτό που κάνετε πριν (όπως ο καθορισμός της ατζέντας).  Σκέψου ποιες τακτικές εφαρμόζεις όταν ολοκληρώνεις μια συνάντηση. Κρατάς σημειώσεις και τις μοιράζεις στους συμμετέχοντες; Εάν όχι, μάλλον ήρθε η ώρα να εφαρμόσεις νέες τεχνικές. Αν όχι, οι πιθανότητες είναι να έχεις αποτυχημένες συναντήσεις ξανά και ξανά οι οποίες θα είναι μόνο χάσιμο χρόνου. Ξανασκέψου το λοιπόν.

Διάβασε επίσης:

Η Νο1 πόλη της Ευρώπης με τις καταλληλότερες συνθήκες για να εργαστείς

Υπάρχουν πολλοί άνθρωποι οι οποίοι σκέφτονται να εργαστούν εκτός της Ελλάδος και ψάχνουν να βρουν μέρη που οι συνθήκες είναι ιδανικές. Οι συνθήκες αυτές μπορεί να είναι το περιβάλλον εργασίας ή να έχει κλίμα κοντινό με το δικό μας ή ακόμη να έχει την ίδια νυχτερινή ζωή με τη δική μας. Εάν ψάχνεις ένα μέρος το οποίο να συνδυάζει όλα αυτά και περισσότερα υπάρχει αυτή η πόλη του εξωτερικού που τα διαθέτει. Είναι η Βαλένθια της Ισπανίας.

Η Βαλένθια της Ισπανίας είναι η Νο. 1 πόλη για τους εκπατρισμένους για να ζήσουν και να εργαστούν στο εξωτερικό το 2022, σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε σε περισσότερους από 12.000 ερωτηθέντες από το InterNations, μια διαδικτυακή κοινότητα εκπατρισμένων με περισσότερα από 4,5 εκατομμύρια μέλη παγκοσμίως.

Παγκόσμια Πρωτεύουσα Σχεδιασμού της χρονιάς

Η Βαλένθια, η τρίτη μεγαλύτερη πόλη της Ισπανίας, ανακηρύχθηκε επίσης Παγκόσμια Πρωτεύουσα Σχεδιασμού της χρονιάς για τα σαρωτικά αρχιτεκτονικά της θαύματα που εκτείνονται από τα μνημεία παγκόσμιας κληρονομιάς της Unesco μέχρι τους γοτθικούς καθεδρικούς ναούς του 13ου αιώνα και το φουτουριστικό συγκρότημα της Πόλης των Τεχνών και των Επιστημών. Είναι η γενέτειρα της παέγια, βρίσκεται κοντά σε πολλές αμμώδεις παραλίες και διαθέτει πολλά μπαρ, καφετέριες και κλαμπ για μια ακμάζουσα νυχτερινή ζωή.

Διάβασε τη συνέχεια του άρθρου ΕΔΩ